Praktické dopady novely - Úprava práce na dálku

Poslanecká sněmovna schválila dlouho očekávané změny v zákoníku práce. Účinnost nových ustanovení nastala 1. října 2023. Přehledu a popisu změn jsme se podrobně věnovali v našem minulém článku, nyní se podrobněji podíváme na praktické dopady nové úpravy práce na dálku.

Úprava práce na dálku

V důsledku stále se zvyšujícího trendu a využívání práce na dálku upravuje novela ZP zcela významně pravidla a podmínky pro tento druh práce. Práce na dálku je nově možná jen na základě písemné dohody zaměstnavatele se zaměstnancem. Je tedy potřeba revidovat stávající pracovněprávní dokumenty zaměstnanců a interní předpisy zaměstnavatele tak, aby reflektovaly aktuální právní úpravu, a to buď dodatkem k pracovní smlouvě, nebo sjednáním v separátní dohodě. Většinou bude nutné upravit či rozšířit i místo výkonu práce, případně podrobně definovat všechna místa výkonu práce zaměstnance, dle skutečnosti, kde a kdy bude práce skutečně vykonávána. Prakticky je tedy možné sjednat i více míst výkonu práce/domácích pracovišť, jako např.:

„Pro pracovní dny …………… (lze specifikovat jen určité dny, například jen pondělí a středa) se domácím pracovištěm zaměstnance rozumí ………………… (a zde se uvede první místo výkonu práce, jako např. trvalé nebo přechodné bydliště zaměstnance, kde bude skutečně práci vykonávat) (a lze určit více domácích pracovišť). Pro pracovní dny ………….. (například pátek) se domácím pracovištěm zaměstnance rozumí ………………… (a zde se uvede adresu druhého místa výkonu práce – například chata zaměstnance).“

místo výkonu práce

Při úpravě místa výkonu práce zaměstnance také doporučuji zvážit i dopad na vznik nároku na cestovní náhrady. Pokud bude například pracovní smlouva rozšířena o další místo výkonu práce, kterým bude konkrétní adresa bydliště zaměstnance, potom bude považována i cesta na pracoviště zaměstnavatele, které bylo v původní pracovní smlouvě sjednáno jako místo výkonu práce zaměstnance, např. v sídle zaměstnavatele, jako pracovní cesta a zaměstnanci budou náležet cestovní náhrady.

Rozvržení pracovní doby

Dohoda o práci na dálku by také měla obsahovat i ustanovení o rozvržení pracovní doby zaměstnance včetně maximální délky směny a zákonných přestávek. Je možné sjednat, že si zaměstnanec bude pracovní dobu rozvrhovat sám, nebo ji naopak v dohodě přesné určit rozpětím „od do“. 

Práva a povinnosti zaměstnance

Vhodné je v dohodě upravit i práva a povinnosti zaměstnance při výkonu práce na dálku, jako je povinnost zaměstnance vykonávat sjednané práce z domácího pracoviště v takové kvalitě, množství a způsobem, jako by je vykonával na pracovišti zaměstnavatele, případně zakotvit i povinnost zaměstnance účastnit se například pracovních porad, a to buď osobně u zaměstnavatele, nebo prostřednictvím telefonu či videokonference.

Další z povinností zaměstnance je dodržovat zákoník práce. Zaměstnavatel, nebo jím pověřená osoba, a inspektor inspektorátu práce (IP) jsou oprávněni provádět kontrolu domácího pracoviště zaměstnance, s čímž zaměstnanec podpisem dohody vyslovuje svůj souhlas. Zároveň je potřeba myslet a zvážit povinnosti vyplývající z BOZP a požární ochrany (PO). I na zaměstnance pracujícího na dálku se stále vztahují pravidla spojená s dodržováním bezpečnosti při výkonu práce a zaměstnavatel i v tomto případě odpovídá za případná rizika a pracovní úrazy. Ideálně by si tedy zaměstnavatel měl každé domácí pracoviště prověřit a zkontrolovat, upozornit na případná rizika a navrhnout změny k jejich eliminaci. To ale v běžné praxi není zcela reálné, proto se zaměstnavateli doporučuje využít minimálně zjišťovací dotazník, který zaměstnanec k identifikaci příslušných rizik závazně a pravdivě o každém místu výkonu práce na dálku vyplní a podpoří i fotodokumentací.

Náhrada nákladů

Při sjednávání dohody je také potřeba myslet na sjednání poskytování náhrad nákladů na práci na dálku. Aktuální úprava v ZP nám umožňuje sjednat tuto náhradu třemi způsoby:

1. Skutečnými prokázanými náklady – zaměstnanec zaměstnavateli předloží reálné faktury a účty, na základě kterých potom bude náhrada vypočtena. Výpočet náhrady je ale tímto způsobem docela obtížné přesně stanovit a prokázat. Finanční správa ve svých publikovaných vyjádřeních navíc uvádí, že trvá na skutečném prokázání těchto výdajů.
2. Sjednat, že náhrada nepřísluší, například pokud je práce na dálku poskytována jako jeden ze zaměstnaneckých benefitů a zaměstnanec má na pracovišti zaměstnavatele k dispozici plně vybavené pracovní místo, které zaměstnavatel plně hradí.
3. Paušální částkou za každou započatou hodinu práce na dálku - stanoví vyhláškou MPSV. Její aktuální výše je 4,60 Kč/hodina a do tohoto limitu není stejně jako např. stravenkový paušál předmětem daně a odvodů na SP a ZP. 

• Pokud by tedy zaměstnanec pracoval na dálku 10 dní v měsíci, vždy 8 hodin, činila by paušální částka náhrady celkem 384,- Kč (10x8x4,60).
• V podnikatelské sféře je možné poskytnout i vyšší paušální částku náhrady, než je částka vyhlášená MPSV, potom ale částka nad limit stanovený MPSV (aktuálně 4,60 Kč/hodina) bude plně podléhat zdanění a odvodům na SP a ZP. Pokud by zaměstnavatel poskytoval zaměstnancům vyšší paušální částku, než částku vyhlášenou MPSV -> např. 7,- Kč/hodina - zaměstnanec by pracoval stejně jako v minulém příkladu 10 dní v měsíci z domova a každý den by odpracoval 8 hodin -> byl by výpočet paušální částky náhrady následující: 10 x 8 x 7 = 560,- Kč z toho by částka 384,- Kč byla do stanoveného limitu a nepodléhala by dani ani odvodům na SP a ZP, ale částka 176,- Kč (560-384) by již byla částkou nadlimitní a zatíženou zdaněním i odvody na SP a ZP (a to jak ze strany zaměstnance, tak ze strany zaměstnavatele).

Náhradu nákladů na práci na dálku je možné poskytovat i zaměstnancům pracujícím na základě DPP či DPP, její poskytování je ale nutné sjednat přímo v dohodě, stejně jako je tomu např. v případě nároku na cestovní náhrady.

Poskytnutí paušální náhrady za práci na dálku ale nevylučuje poskytnout zaměstnanci i náhradu za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce. Předpokladem ale je, že zaměstnavatel stanoví poskytování této náhrady ve vnitřním předpise a se zaměstnancem její poskytování sjedná v dohodě.

Tyto výdaje je možné hradit ve výši skutečných výdajů nebo paušální částkou. Paušální částka musí být ale stanovena prokazatelně tj. je nutné doložit ji výdajovými doklady, ze kterých je paušál stanoven. Finanční správa odmítá stanovení paušálu na základě kvalifikovaného odhadu. V případě zařízení, které by jinak bylo odepisováno, je možné uznat paušál jen do výše těchto odpisů.

Dohoda o práci na dálku

Zaměstnavatel, který před 1. říjnem 2023 neuzavřel se zaměstnancem, který nepracuje na jeho pracovišti, písemnou dohodu o práci na dálku, musí tuto dohodu uzavřít do jednoho měsíce od nabytí účinnosti novely ZP. Je tedy povinen doplnit pracovněprávní dokumentaci a upravit ji podle platných ustanovení zákona nejpozději do 31. října 2023.

Pro zaměstnavatele, kteří ke dni účinnosti novely ZP (tedy k 1. říjnu 2023) nemají se zaměstnanci, kteří nepracují na jeho pracovišti, dohodu o práci na dálku uzavřenou písemně, ale jen ústně, a pravidla pro práci na dálku mají upravená např. interním předpisem, platí potom dle přechodného ustanovení termín pro doplnění pracovně právní dokumentace do 1. listopadu 2023.

Např. Zaměstnanec má v pracovní smlouvě široce sjednané místo výkonu práce Praha, přičemž dosud ve výjimečných případech vykonává práci z domácího pracoviště, která má v Praze 1, na základě ústní dohody se zaměstnavatelem. Bližší postup práce z domova upravuje interní předpis zaměstnavatele. Pokud zaměstnavatel i nadále zamýšlí, aby spolupráce v této podobě pokračovala, musí se zaměstnancem uzavřít písemnou dohodu o práci na dálku, a to nejpozději do 1. listopadu 2023. 

Dohodu o práci na dálku je potřeba uzavřít i se zaměstnanci pracujícími na základě DPP či DPČ, pokud práci nevykonávají na pracovišti zaměstnavatele a domácí pracoviště nemají jako místo výkonu práce sjednané přímo v dohodě.

Práce na dálku může být zaměstnanci po dobu nezbytně nutnou jednostranně  nařízena pouze na základě nařízení opatření orgánu veřejné moci, pokud to povaha práce umožňuje. V tomto případě může zaměstnanec dle novely ZP sdělit, že takové místo k dispozici nemá.

Zaměstnanec může zaměstnavatele požádat o umožnění výkonu práce na dálku. Zaměstnavatel ale nebude povinen vyhovět ve všech případech. Jedině pokud o tuto formu pracovního zapojení požádá zaměstnankyně nebo zaměstnanec pečující o dítě mladší než 9 let, těhotná zaměstnankyně a zaměstnanec nebo zaměstnankyně pečující o osobu závislou na pomoc jiné fyzické osoby. Pokud zaměstnavatel žádosti takového zaměstnance nevyhoví, má povinnost své zamítnutí písemně odůvodnit, např. pro vážné provozní důvody.

V závěru lze konstatovat, že nová úprava práce na dálku, schválená nedávno Poslaneckou sněmovnou a účinná od 1. října 2023, přináší významné změny do pracovního prostředí.  Tato nová pravidla přinášejí větší flexibilitu, ale také nové povinnosti a odpovědnosti jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance. Je důležité, aby zaměstnavatelé co nejdříve revidovaly své pracovněprávní dokumenty a přizpůsobili je novým právním normám.