Dlouho očekávaná digitalizace mzdové a personální administrativy je zde. Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (JMHZ) má za cíl zásadně zjednodušit komunikaci firem se státem, kde by jedno elektronické podání mělo nahradit nejméně 25 různých tiskopisů putujících k rozličným institucím, jako jsou Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ), Finanční správa (FS) a Úřad práce (ÚP). Cílem je zefektivnění procesů a snížení byrokratické zátěže.
JMHZ je elektronické podání, které sděluje souhrnně údaje o zaměstnavateli a o jeho zaměstnancích. Zde je přehled nejdůležitějších změn a termínů, které by žádný zaměstnavatel neměl opomenout.
- Harmonogram a klíčové termíny pro zaměstnavatele
Účinnost zákona je rozfázována, přičemž většina ustanovení nabývá účinnosti 1. ledna 2026. Systém se bude rozbíhat postupně, s těmito klíčovými milníky:
- Zpětné hlášení za první kvartál 2026 – za měsíce leden, únor a březen 2026 je zaměstnavatel povinen podat JMHZ dodatečně, a to ve lhůtě od 1. dubna 2026 do 30. června 2026. Za každý kalendářní měsíc se podává samostatné hlášení.
- První pravidelné hlášení – povinnost podávat JMHZ pravidelně nastává za měsíc duben 2026, a to ve lhůtě od 1. do 20. května 2026. Hlášení se následně podává vždy do 20. dne kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, ke kterému se vztahuje. Tato lhůta je závazná.
- Nové evidenční povinnosti (přísnější) od 1. července 2026 – od tohoto data vstupuje v platnost povinnost přihlásit zaměstnance do evidence nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce. Toto pravidlo lze pro tuzemské zaměstnance splnit i částečným přihlášením s následným doplněním údajů do 8 dnů.
- Plná implementace pro další oblasti – od 1. ledna 2027 dojde k dalším úpravám v oblasti daně z příjmů a k rozšíření okruhu uživatelů údajů.
- Zásadní změny v povinnostech a administraci
JMHZ je navrženo tak, aby nahradilo značnou část dosavadní administrativy, čímž zásadně sníží potřebu duplicitního vykazování.
Klíčové agendy, které JMHZ „pohltí“:
- Konec ročních daňových povinností zaměstnavatele – zaměstnavatelé již nebudou muset podávat roční vyúčtování daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti. Klíčovou novinkou pro mzdové účetní je, že roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění za zdaňovací období 2026 již nebude provádět zaměstnavatel. Finanční správa bude mít totiž k dispozici měsíční data z JMHZ a bude je využívat pro předvyplnění daňových přiznání poplatníků.
- Přehled o výši pojistného na sociální zabezpečení (PVPOJ)
- Oznámení o nástupu / skončení zaměstnání (ONZ)
- Evidenční listy důchodového pojištění (ELDP) – data pro důchodové pojištění bude mít ČSSZ nově k dispozici na měsíční bázi, nikoliv jednou ročně.
- Ohlašování informací pro nemocenské dávky (např. Příloha k žádosti o dávku)
- Konec „Hlášení o plnění povinného podílu“ na ÚP. Tato data se rovněž budou nově reportovat měsíčně.
- Zaměstnanec, který žádá o hypotéku či spotřebitelský úvěr, bude moci dát bance, resp. nebankovní instituci, souhlas, aby si vyžádala údaje o jeho průměrném výdělku. Mzdové účetní nebudou muset vyplňovat jednotlivé formuláře.
Co zůstává beze změny (zatím)
- Výkazy pro zdravotní pojišťovny – jednotné hlášení zatím nenahradí veškerou komunikaci a výkazy pro zdravotní pojišťovny. Tato oznamovací povinnost nadále pokračuje dle současných pravidel.
Vyšší nároky na průběžné procesy
Ačkoliv JMHZ zjednodušuje počet podání, klade na mzdové účetní vyšší nároky. Údaje, které se dříve řešily jednou ročně (např. ELDP), se nyní musí chystat a hlásit průběžně každý měsíc. Je klíčové zajistit, aby data byla přesná a kompletní již v měsíční uzávěrce. Pozor – menší mzdové SW nemusí tuto náročnou „revoluci“ tak rychle zvládnout a implementovat.
- Nové identifikátory a struktura hlášení
JMHZ je povinné podání, které musí být odesláno do ČSSZ ve stanoveném formátu a struktuře. Bude mít podobu datové věty (XML souboru). Pro lepší provázanost dat se zavádějí nové identifikační prvky.
Struktura hlášení
Jednotné měsíční hlášení se skládá ze tří částí:
- Souhrnná část – zahrnuje údaje vztahující se k zaměstnavateli (např. identifikace, úhrn sražených záloh na dani z příjmů, průměrný počet zaměstnanců).
- Pojistná část – údaje o souhrnné výši pojistného na sociální zabezpečení odváděného zaměstnavatelem.
- Individualizovaná část – nejpodrobnější část, která obsahuje údaje o konkrétních zaměstnancích a jejich pracovních vztazích (např. příjem, vyměřovací základ, doba trvání zaměstnání, daňové slevy a zvýhodnění).
Nové identifikátory pro zjednodušení
- Osobní identifikační číslo (OIČ) - jednoznačný numerický bezvýznamový identifikátor, který MPSV přiděluje fyzické osobě. Zaměstnavatel jej musí uvádět na všech podáních po jeho přidělení.
- Identifikátor zaměstnání (IZ) – numerický identifikátor přidělovaný ministerstvem pro každé jednotlivé zaměstnání zaměstnance.
- Variabilní symbol (VS) - numerický identifikátor, který je přidělován zaměstnavateli a jeho mzdové účtárně ČSSZ.
- Opravy, vady a sankce
Nový systém předpokládá automatizovanou kontrolu podání. Při zjištění vady (technické nebo formální) bude zaměstnavatel vyzván ČSSZ k podání Opravného hlášení v náhradní lhůtě 8 dnů.
- Pokuty – k řízení o přestupcích jsou příslušné územní správy sociálního zabezpečení. Za nejzávažnější přestupky (nepodání JMHZ ve lhůtě, podání neúčinného hlášení) lze uložit pokutu až do výše násobku počtu zaměstnanců a částky 5 000 Kč. Za méně závažné prohřešky (např. nesplnění evidenčních povinností) se pokuty pohybují od 20 000 Kč do 100 000 Kč.
Náš tip – JMHZ je velká změna vyžadující revizi a úpravu interních mzdových procesů. Využijte naši odbornou podporu a poradenství, abyste se na náběh ostrého provozu JMHZ od dubna 2026 řádně připravili a předešli tak riziku pokut.
Tým 22HLAV je připraven provést vás celou implementací.
Tento i všechny ostatní články zveřejněné na těchto stránkách vyjadřují názor jejich autorů, nejde o právně závazné dokumenty. V případě dotazů k tomuto článku prosím kontaktujte autora.